Implementation methodologies

for Business Applications

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Implementation Methodologies

for Business Applications

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Introducción

Un metodología es un conjunto de métodos y herramientas utilizados para lograr un objetivo, contamos con una metodología creada específicamente para implementar aplicaciones de negocios, aplicar esta metodología en nuestros proyectos nos permite lograr:
  • Menor dependencia de las personas: Contar con un procedimiento definido, con etapas y entregables, con la documentación necesaria, reduce la curva de aprendizaje y facilita incorporar integrantes al proyecto, también logra que el conocimiento no quede solamente en la "cabeza" de las personas y ayuda a reducir el impacto en caso de tener que sustituir a algún miembro del equipo, logrando mayor flexibilidad y menores riesgos.
  • Mayor control del proyecto: El gerente de proyecto cuenta desde antes de comenzar el proyecto, con el conjunto de etapas y actividades principales que deben ser ejecutadas en el proyecto de implementación, facilitando subdividir, estimar, organizar, planificar y controlar la ejecución del mismo. Detectando en forma temprana cualquier desvío.
  • Mayor productividad: Contar con documentos predefinidos con los items requeridos en cada etapa y tarea, permite ejecutar las actividades con menor esfuerzo y de forma mas ágil, evitando "comenzar de cero" en cada proyecto. A su vez las comunicaciones se facilitan impactando favorablemente a la productividad. 
  • Reducir riesgos: Contar con etapas y actividades ya definidas, reduce la probabilidad de olvidos u omisiones que tengan un impacto en el éxito del proyecto, a su vez tener menor dependencia de las personas y mayor control de proyecto impactan directamente en reducir los riesgos del proyecto.

Para la implementación de aplicaciones de negocios utilizamos principalmente dos alternativas de enfoque: los llamamos esquema tradicional y acelerado. Dependiendo principalmente del tipo de organización, presupuesto de proyecto, conjunto de requerimientos y restricciones de plazos del cliente, analizamos cual es el esquema mas adecuado, si el proyecto se divide en varias fases, es posible aplicar diferentes esquemas en cada fase.

Esquema tradicional

 
En este esquema, se realiza un relevamiento de los requerimientos, a partir de estos requerimientos se hace un análisis de adherencia del producto, a partir del cual se definen los desarrollos y parametrizaciones a realizar al mismo.
Aplicar este esquema requiere plazos mayores, debido a que se parte desde los requerimientos del cliente, y en general surgen mas adecuaciones al producto. Generalmente se aplica en empresas de mayor tamaño, las cuales en muchos casos no tienen la misma flexibilidad para adoptar los procesos del producto como en empresas mas pequeñas.
No necesariamente todas las etapas y tareas están dentro del alcance de un proyecto de implementación, esto depende del análisis preliminar de propuesta y las necesidades de cada cliente.
A continuación presentamos las etapas y principales tareas del esquema tradicional:
  

  

Etapa: Preventa

Objetivos de la etapa: 

  • Evaluación de producto
  • Dimensionamiento de proyecto

Principales actividades:

  • Conocimiento y evaluación inicial del producto por parte del cliente
  • Evaluación de adherencia, definición general del alcance y posibilidades de evolución a futuro 
  • Definición de estrategia de proyecto (fases, alcance, etc)
  • Dimensionamiento inicial del proyecto
  • Propuesta de implementación

   

Etapa: Inicio   

Objetivos de la etapa: 

  • Acordar plan y recursos del proyecto
  • Coordinación para arranque
  • Comunicación de validez del proyecto dentro de la organización

Principales actividades:

  • Planificación
  • Instalación de ambientes de desarrollo y pruebas
  • Capacitación al equipo de trabajo del cliente
  • Reunión inicial (Kick-off) de comunicación del proyecto
   
    

Etapa: Relevamiento   

Objetivos de la etapa: 

  • Definir procesos futuros con el nuevo sistema
  • Refinar definición inicial del alcance
  • Aprobar adecuaciones.

Principales actividades:

  • Entrevistas con usuarios clave para detallar requerimientos
  • Validación de entendimiento y prototipación
  • Identificación, estimación y aprobación de adecuaciones al producto estándar
  • Definición y aprobación de esquema de trabajo futuro con el sistema.    
      

Etapa: Diseño y Construcción   

Objetivos de la etapa: 

  • Especificación de las adecuaciones a las aplicaciones
  • Construcción y prueba unitaria de adecuaciones

Principales actividades:

  • Especificación funcional y técnica de adecuaciones
  • Parametrización de las aplicaciones
  • Desarrollo de adecuaciones
  • Pruebas unitarias 
   

Etapa: Pruebas y Capacitación

Objetivos de la etapa: 

  • Aceptar el producto
  • Capacitar a usuarios

Principales actividades:

  • Pruebas para verificar el funcionamiento de acuerdo a los procesos definidos en etapas previas
  • Aceptación del cliente
  • Capacitación a usuarios clave
  • Capacitación a usuarios finales
     
    

Etapa: Liberación

Objetivos de la etapa: 

  • Liberación del producto a producción

Principales actividades:

  • Preparación y liberación de ambiente productivo
  • Carga de datos
  • Liberación a producción
  • Soporte inicial de estabilización
   

Etapa: Soporte y mantenimiento

Objetivos: 

  • Apoyo a la operación

Principales actividades:

  • Nivel 1: Atención directa a usuarios
  • Nivel 2: Soporte funcional y técnico al equipo del cliente. Consultas, resolución de incidentes
  • Mantenimiento evolutivo: nuevos requerimientos y desarrollos
  • Mantenimiento correctivo: resolución de defectos
  • Actualización de versiones

     

Esquema Acelerado

    

En este esquema, se toma como base la funcionalidad estándar y procesos que el producto propone, y se hace una validación con los usuarios clave, se enfoca principalmente en las parametrizaciones a realizar al producto. En general las adecuaciones quedan fuera del alcance inicial para acelerar el proceso de preventa y son priorizadas y contratadas en forma separada.
La aplicación de este esquema acorta los plazos de implementación, debido a que se parte de la propuesta del producto estándar, y en general surgen menos adecuaciones, a su vez la filosofía es no adaptar el producto, y adoptar los procesos estándar propuestos. Generalmente se aplica en empresas de menor tamaño con alta flexibilidad para adoptar los procesos del producto.
A continuación presentamos las etapas y principales tareas del esquema acelerado:

    

  

Este esquema contiene un subconjunto de actividades respecto del anterior, incorporando una prueba de concepto en la etapa de inicio, en esta actividad el usuario clave valida y define los procesos futuros a partir de los procesos propuestos por el producto estándar. 

Por otra parte cada una de estas actividades se espera se realicen en plazos mas cortos, en general producto de un alcance menor.