Planning Strategies

Pros and cons of different project approaches

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Implementation strategies

Pros and cons of different project approaches

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Introducción

  

Planificar una implementación adecuada es tan importante como la selección de las aplicaciones adecuadas, entender las diferentes estrategias y elegir la mejor opción es dificil. Describimos las estrategias mas utilizadas de implementación de aplicaciones de gestión:

  • Big bang - La liberación ocurre en una única instancia, todos los usuarios se mueven al nuevo sistema en una fecha determinada.
  • Liberación en fases - El cambio ocurre en fases sobre un período mas extendido, los usuarios se mueven al nuevo sistema en una serie de pasos.
  • Adopción en paralelo - El nuevo sistema y el legado se ejecutan a la vez, los usuarios aprenden del nuevo sistema mientras continúan trabajando en el anterior.
  
La estrategia mas adecuada depende de las circunstancias de cada empresa, algunas encuestas marcan una selección del 40% por fases, 39% big bang, 11% una combinación de ambas, 9% paralelo y 2% otros,

   

Big Bang

  

En esta estrategia, la puesta en marcha ocurre en un evento único, todos los módulos se instalan en toda la organización de una única vez. Este cambio no ocurre sin una planificación apropiada, hay muchas actividades previas que se requieren para ejecutar un big bang.

Luego que las actividades planificadas se ejecutaron exitosamente, el viejo sistema se apaga y el nuevo sistema se lanza. En este punto no hay vuelta atrás, sin embargo varios escenarios de respaldo pueden prepararse en caso de que el cambio inicial falle.

Esta estrategia tiene soportes y críticas, la principal es el factor riesgo; hay muchas cosas que pueden salir mal en un cambio instantánteo. Sin embargo, la implementación es mas corta y menos costosa que una estrategia larga de fases. A continuación una lista de ventajas y desventajas reportadas para esta estrategia:

Ventajas Desventajas
Tiempo de implementación mas corto Las dificultades son mas pronunciadas
Las dificultades y "dolores" de la implementación están condensadas Los detalles pueden ser omitidos en el apuro del cambio
Los costos son menores que una implementación mas larga Los empleados tienen menos tiempo de aprender el nuevo sistema
Los empleados deben ser entrenados en un único sistema, no para el período de cambio. Una prueba completa punta a punta es mas dificil de realizar previo a la implementación
La implementación ocurre en una fecha determinada conocida por todos Los escenarios de respaldo son mas dificiles que lo percibido inicialmente
La falla en una parte del sistema puede afectar a otras
Hay un período de puesta a punto en el que la productividad puede bajar
 

Liberación en fases

 

En esta estrategia, en lugar de un gran cambio en un único momento, hay cambios menores separados en el tiempo. La organización se mueve desde el sistema legado hacia el nuevo sistema in una serie de pasos determinados. Esto se puede lograr definiendo fases usando diferentes criterios, a continuación describimos tres criterios comunmente utilizados:

  • Fases por módulos - Este es el criterio mas utilizado, los módulos se separan en diferentes fases. Típicamente se comienza con módulos de funciones "core" del negocio – los necesarios para la operativa diaria – luego se incorporan módulos y funcionalidades con cada fase. También es válido comenzar con módulos de implementación sencilla o menos críticos para reducir riesgos. Muchas veces se agrupan por proceso, de forma de minimizar las interfaces temporales.
  • Fases por unidad de negocio - Bajo este criterio se implementan a la vez una o mas unidades de negocios o departamentos. Por ejemplo, se comienza implementando en Recursos Humanos, luego se mueve a administración. Algunas organizaciones arman un equipo que se va moviendo por cada departamento durante las diferentes fases. A medida que el equipo gana experiencia con cada fase, las siguientes se vuelven mas eficientes.
  • Fases por geografía - Para organizaciones distribuidas en múltiples lugares, el criterio de geografía para planificar las fases es bastante frecuente. El nuevo sistema se introduce en una o mas ubicaciones a la vez. Este criterio también se conoce como “método de adopción por piloto.”, es común para empresas grandes que tienen múltiples ubicaciones o departamentos independientes.
Hay muchas alternativas, incluyendo variaciones y combinaciones de las tres anteriores, a continuación presentamos algunas ventajas y desventajas reportadas para esta estrategia:
Ventajas Desventajas
Las empresas ganan conocimiento y experiencia durante la primera fase, que puede ser aplicada en las fases siguientes No tan enfocado y urgente como en el big bang
Es posible introducir módulos mientras se desarrollan los módulos futuros Involucra un cambio continuo sobre un período extendido de tiempo
Con la conversión ocurriendo en partes, hay tiempo disponible para ajustes Cada módulo depende de información de otros módulos, con lo cual puede faltar información crítica
No hay período de puesta a punto con menor productividad, los empleados aprenden mientras avanzan Se necesitan varios ajustes
Hay mas tiempo para que los usuarios se adapten al nuevo sistema La duración del proyecto es mas larga que en el big bang
El equipo técnico se puede enfocar en una parte del sistema o seleccionar un grupo de usuarios a la vez Los escenarios de respaldo al sistema viejo se vuelven mas dificiles con cada fase
Los miembros del proyecto pueden desarrollar capacidades de implementación que pueden ser posicionadas para las siguientes liberaciones Interfaces temporales deben ser creadas entre el sistema viejo y el nuevo

   

Adopción en paralelo

A esta tercer estrategia genérica – aunque menos frecuente - también se la conoce por “conversión paralela”, “ejecución en paralelo” o “corte paralelo”.

La adopción en paralelo es la estrategia de implementación menos riesgosa, implica ejecutar el viejo y nuevo sistema a la vez. De esta forma los usuarios aprenden el nuevo sistema mientras realizan la operativa diaria en el viejo sistema. Una vez que los requerimientos son cumplidos por el nuevo sistema, el viejo se desconecta.

Puede ser considerado un camino intermedio entre las estrategias de big-bang y por fases. Por ejemplo, la velocidad de cambio es mas lenta que en el big-bang pero mas rápida que en la estrategia por fases. En forma similar, la adaptación de los usuarios es mas fácil que en el big-bang, pero mas dificil que en la estrategia por fases.

La mayor desventaja es el costo. La adopción en paralelo es la estrategia mas costosa de implementación. Adicionalmente, que los usuarios ingresen información en ambos sistemas no es eficiente. Sin embargo, el costo extra es menor que los incurridos en un big-bang fallido, entonces es un plan razonable. Aún así, las organizaciones no puede predecir los excesos presupuestales de un big bang, con lo cual la adopción en paralelo a decrecido en popularidad debido a los altos costos percibidos.

   

Cual es la estrategia mas adecuada para su empresa?

Ciertamente no existe una solución de tipo talle único cuando se trata de implementar un sistema integrado. Cada empresa tiene sus propios objetivos, y una implementación requiere un análisis y una planificación cuidadosos. Algunas empresas pueden elegir una combinación de estrategias, como un mini big bang mezclado con liberación por fases (ej: “big bang” de módulos importantes, y mas adelante incorporar módulos periféricos). 

Como mínimo, esperamos que esto pueda guiar para empezar con el pie derecho, dar la importancia a la estrategia de implementación y elegir la mas adecuada para su organización, es un paso importante en el camino al éxito.